LE QUOTIDIEN DU PHARMACIEN.- Beaucoup d’entreprises clôturent leurs comptes en fin d’année civile, au 31 décembre. Est-ce le cas aussi pour la majorité des officines ?
PHILIPPE BECKER.- Pas toujours. Pour ce qui concerne notre clientèle, nous constatons un étalement des arrêtés des comptes sur l’ensemble de l’année civile. Ceci s’explique par des changements « progressifs » de date de clôture lorsque, à un moment donné, la fiscalité devient trop forte, pour ne pas dire insupportable. Mais il est vrai qu’il y a néanmoins un pic assez prononcé sur la fin de l’année civile.
Que conseillez-vous comme choix de date de clôture à vos clients pharmaciens ?
CHRISTIAN NOUVEL.- Tout dépend du régime fiscal : l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés. Du fait de la progressivité de l’impôt sur le revenu, nous conseillons de débuter avec un exercice long finissant au 31 décembre afin de pouvoir réduire, par la suite, la durée de l’exercice si nécessaire. Pour les sociétés à l’IS, nous proposons la même formule, mais avec une restriction : le respect du formalisme juridique qui impose une modification statutaire à chaque changement. Pour les pharmacies qui sont à l’IS, dans la mesure où le taux de l’impôt est proportionnel, la modification de la date de fin d’exercice comptable a moins d’incidence sur la fiscalité.
PHILIPPE BECKER.- Attention toutefois, car il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur la rentabilité et sur la situation financière de l’officine dès la première année d’exploitation. En d’autres termes, il n’est pas toujours opportun d’avoir un exercice comptable trop long l’année de reprise de l’officine.
Quelles sont les mesures à prendre pour que l’arrêté des comptes se déroule au mieux ?
PHILIPPE BECKER.- L’arrêté des comptes est un moment fort de la gestion d’une pharmacie et, par conséquent, le cabinet comptable et son client pharmacien doivent collaborer de la manière la plus efficace possible. L’objectif est de transmettre les états fiscaux obligatoires à l’administration dans les délais prescrits, sans erreur et sans omission. Nous le répétons sans cesse : une déclaration souscrite en retard ou qui est rectifiée est un facteur qui peut déclencher un contrôle fiscal !
En pratique, la plupart des experts-comptables adressent à leurs clients, quelques semaines avant la fin de l’exercice, un état préparatoire qui ressemble à une check-list. Le pharmacien a donc ainsi un « mémo » pour pouvoir fournir tous les éléments utiles au cabinet comptable. Il est très important que le pharmacien en tienne compte et apporte des réponses rapides à des questions qui sont assez basiques.
Quels sont les points clé qui vous facilitent le travail ?
CHRISTIAN NOUVEL.- Le premier est de disposer d’un inventaire bien réalisé et détaillé, fait avec l’aide d’un inventoriste spécialisé en officine. Pour nous, c’est un gros « plus ». Le stock de marchandises représente en effet 10 % du chiffre d’affaires hors taxes et 75 % des anomalies en matière de marge commerciale. C’est donc un aspect incontournable, même pour ceux qui utilisent l’informatique pour gérer leur stock. Ensuite, il y a le compte clients, ou plus exactement le total des sommes dues par les organismes sociaux et les collectivités. Ici aussi, la rigueur dans la préparation des états à remettre à son cabinet comptable est indispensable. Cela est d’autant plus vrai que le tout informatique dans les officines donne une fausse impression de sécurité !
En plus des deux points ci-dessus, le pharmacien doit également transmettre au cabinet comptable toutes les informations qui peuvent avoir une conséquence sur les comptes de son officine. Citons sans être exhaustif : les litiges avec des fournisseurs ou des salariés, un sinistre du type vol ou dégât des eaux, par exemple.
PHILIPPE BECKER.- Plus généralement, il faut être rigoureux tout au long de l’année comptable. Un bon arrêté comptable est le résultat d’une bonne organisation administrative. Les demandes des cabinets comptables peuvent parfois paraître compliquées, mais, en fait, notre seul objectif est de terminer les états de fin d’exercice avec la certitude que rien n’a été omis au détriment du client. De toute façon, l’arrêté des comptes définitif doit se faire en accord avec le pharmacien.
Que doit-on examiner ensemble lors de l’arrêté définitif ?
PHILIPPE BECKER.- On contrôle avec le pharmacien la cohérence du chiffre d’affaires comptable avec ce qui ressort de l’informatique de l’officine. Ensuite, on s’attarde longuement sur la marge commerciale, pour s’assurer de sa vraisemblance compte tenu de statistiques de marge dégressive lissée (MDL) et de la politique de prix dans la pharmacie. Sans oublier aussi un passage sur les frais généraux, pour s’assurer que rien n’est omis et que tout est déductible fiscalement. On vérifie enfin avec le pharmacien que les versements dus au titre de la coopération commerciale ont bien été faits. L’objectif est d’être exhaustif !
CHRISTIAN NOUVEL.- En outre, on recherche tous les événements qui peuvent avoir une incidence sur les comptes. Par exemple, le changement de système informatique est un point critique pour nous. Souvent, le nouveau processus informatique perturbe ses utilisateurs qui oublient telle ou telle fonction, et cela se traduit par des écarts qui peuvent parfois être significatifs. Dans ce cas, il faut faire des tests pour trouver la faille qui, en général, est d’origine humaine…
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