Officine pratique

Quand l’officine se pilote aussi à distance

Par

Publié le 02/05/2024

Article réservé aux abonnés

Contrôler à domicile la sécurisation de son officine, garder un œil sur son activité lors d’un déplacement, assurer de l’extérieur le suivi d’un patient, les raisons de piloter l’entreprise à distance se démultiplient aujourd’hui pour le titulaire. Et les possibilités qu’offrent les outils numériques en matière de télétravail s’élargissent d’autant.

Le pilotage de l’officine à distance relève soit d’une problématique managériale, soit d’une problématique de temps, selon Hélène Decourteix, fondatrice de La Pharmacie digitale
Crédit photo : BURGER/ PHANIE

Chez soi, en vacances, en déplacement professionnel, il est possible de conserver le lien avec son officine, d’être informé du déroulement de son activité et même d’y prendre part à distance. Une possibilité qui, à l’heure du télétravail, intéresse un nombre croissant de titulaires, pharmaciennes et pharmaciens souhaitant de plus en plus pouvoir allier obligations professionnelles et organisation personnelle.

Quand, pourquoi ?

Selon Hélène Decourteix, fondatrice de la société de conseil « La Pharmacie digitale » , « c’est une volonté qui relève soit d’une problématique managériale, soit d’une problématique de temps. Que l’on veuille suivre le travail de l’équipe, conserver son rôle décisionnaire, d’une part, assurer une mission ou développer une nouvelle activité quand on manque de temps pour le faire à l’officine, d’autre part, les occasions d’exercer à distance ne manquent pas. Elles correspondent aussi au mode de vie actuel qui conduit le titulaire à combiner contraintes professionnelles et personnelles ».

Depuis un poste virtuel, toutes les fonctions habituelles de l’officine sont accessibles

Suivre l’activité de l’extérieur

Par une simple connexion à une solution dédiée au pilotage à distance, le titulaire peut, via un PC, une tablette ou un téléphone portable, accéder au LGO de l’officine et rester informé des principaux paramètres d’activité : volume de vente et chiffre d’affaires de la journée, bien sûr, mais aussi nombre d’ordonnances traitées, suivi des remboursements des organismes payeurs, types de produits vendus, rayons les plus sollicités, panier moyen, nombre de patients rencontrés, membres de l’équipe présents, heures où les postes de travail ont été activés et éteints… Certains logiciels donnent également, à distance, accès à des solutions spécifiques comme la gestion des étiquettes électroniques qui renseignent notamment sur les prix d’achat et de vente, les promotions, le niveau des stocks, les produits en rupture, en attente de réassort…

Les données stratégiques de l’officine peuvent être rassemblées et présentées sous la forme de tableaux de bord de pilotage qui offrent un aperçu des principaux indicateurs d’activité. Parce qu’elles ont un caractère confidentiel, ces informations sont collectées au sein du cloud dans un environnement sécurisé dédié à l’hébergement des données de santé (HDS, HADS)* dont l’accès est protégé par un mot de passe.

Agir à distance

De l’extérieur, il est également possible de prendre la main sur un poste de travail au comptoir tout en le laissant libre d’être utilisé par un membre de l’équipe, ce qui revient à créer un poste virtuel. Toutes les fonctions habituelles de l’officine sont alors accessibles : préparer une commande, la programmer pour qu’elle soit lancée ultérieurement, traiter une ordonnance, contrôler la délivrance/le délivré en comparant l’ordonnance et les produits facturés permettant ainsi d’agir sur une possible anomalie médicamenteuse ou encore rédiger les conclusions d’un bilan de santé… Hélène Decourteix va même plus loin en évoquant les possibilités liées à l’évolution de ces solutions numériques : « On peut imaginer mettre en place un accompagnement à distance du patient à domicile pour aider à la prise de médicaments, à l’observance du traitement ou effectuer un suivi dans le cadre d’une pathologie chronique. »

S’organiser et se former à distance

Les solutions de pilotage de l’officine à distance ont d’autres fonctionnalités que le suivi des données d’activités et la prise en main de certains actes pharmaceutiques. Elles permettent également, grâce à l’agenda partagé, de se tenir informé du planning organisationnel de l’officine, de savoir ce qui est programmé pour chaque membre de l’équipe et de gérer, si besoin est, les rendez-vous avec les patients. Elles donnent, par ailleurs, accès à un ensemble de modules de formation en mode e-learning.

Très réglementée, la surveillance vidéo interdit de conserver plus de 30 jours les images enregistrées

Surveiller même de loin

S’assurer que tout se déroule au mieux à l’officine, lutter contre le vol, prévenir les agressions (en augmentation de près de 30 % en 2023 selon le CNOP), conserver des preuves dans ces deux derniers cas, sont les principales raisons de vouloir surveiller l’officine quand on s’absente. Des possibilités qu’offrent les systèmes de vidéoprotection mais qui nécessitent une installation au préalable : disposer quelques caméras dans l’espace intérieur de l’officine, s’équiper d’un logiciel couplé à un enregistreur d’images, posséder une connexion Internet permettant d’accéder aux enregistrements à distance via un PC, une tablette ou un téléphone portable. Très réglementée, la surveillance vidéo interdit de conserver plus de 30 jours les images enregistrées, impose de flouter les images prises à l’extérieur de l’officine, implique d’avertir par affichage la clientèle et l’équipe de la présence de caméras sur le lieu qu’elles fréquentent, restreint le visionnage des images, qu’il soit effectué sur place ou à distance, aux personnes habilitées (déclaration à la préfecture).

Encore plus élaborées, des technologies récentes (comme la solution Veesion) se basent sur l’Intelligence artificielle pour repérer les gestes et comportements du public qui peuvent trahir une intention de voler. Greffé sur l’enregistreur vidéo, le système analyse les flux d’images simultanément et, s’il y a suspicion de vol, extrait la séquence filmée et l’envoie sur un support connecté, poste au comptoir, téléphone, tablette ou PC.

*Hébergeur de données de santé, Hébergeur agréé de données de santé

(Sujet réalisé en collaboration avec Isipharm/solutions Mon LEO, LEOLib et ASCA/ solutions ASCA Dynamics, ASCA Sécurité).

Repères

- Chez soi, en vacances, en déplacement professionnel, il est possible de conserver son lien avec l’officine, une solution qui intéresse aujourd’hui un nombre croissant de titulaires.

- Par une simple connexion à un système dédié au pilotage à distance, le titulaire peut, via un PC, une tablette ou un téléphone portable, accéder au LGO de l’officine et rester informé des principaux paramètres d’activité.

- Parce qu’elles ont un caractère confidentiel, les informations liées à l’activité de l’officine sont collectées au sein du cloud dans un environnement sécurisé.

- De l’extérieur, il est également possible de prendre la main sur un poste de travail au comptoir tout en le laissant libre d’être utilisé par un membre de l’équipe. Toutes les fonctions habituelles de l’officine sont alors accessibles.

- Les solutions de pilotage à distance permettent également, grâce à l’agenda partagé, de se tenir informé du planning organisationnel de l’officine et de gérer les rendez-vous avec les patients.

- Elles donnent, par ailleurs, accès à un ensemble de modules de formation en mode e-learning.

- S’assurer que tout se déroule au mieux à l’officine, lutter contre le vol, prévenir les agressions sont les principales raisons de vouloir surveiller l’officine quand on s’absente.

- La surveillance vidéo de l’officine est très réglementée.

- Des technologies récentes se basent sur l’Intelligence artificielle pour repérer les gestes et comportements du public qui peuvent trahir une intention de voler.